Τρόπος εκτέλεσης καλύτερων συναντήσεων με νέα εργαλεία της Microsoft Teams

Τρόπος εκτέλεσης καλύτερων συναντήσεων με νέα εργαλεία της Microsoft Teams

Dezember 2, 2022 0 Von admin
Φορητός υπολογιστής που εμφανίζει το λογότυπο του Microsoft Teams.
Εικόνα: monticelllo/Adobe Stock

Στον πιο πρόσφατο δείκτη τάσης της Microsoft Work, το 80% των εργαζομένων δηλώνουν ότι είναι εξίσου παραγωγικοί ή και περισσότερο από τότε που πέρασαν σε απομακρυσμένη και υβριδική εργασία. Από την άλλη, σχεδόν όλοι παραπονιούνται για το πόσες εικονικές συναντήσεις έχουν και ότι μπορεί να καταλήξουν διπλές ή τριπλές κρατήσεις.

Αν κοιτάξετε μια ηχογραφημένη συνάντηση που χάσατε —ή είχατε στο παρασκήνιο ενώ χειριζόσασταν άλλη δουλειά— μπορεί να σημαίνει ότι εξετάζετε πολλά θέματα που δεν είναι σχετικά για να καταλάβετε τα πέντε λεπτά όπου το αφεντικό σας σας προσφέρει εθελοντικά για κάτι σημαντικό.

Νέες δυνατότητες του Microsoft Teams Premium

Οι νέες δυνατότητες του Microsoft Teams Premium υπόσχονται να βοηθήσουν σε αυτό. Επιπλέον, ελπίζει να κάνει τους οργανισμούς πιο άνετους ότι οι εξωτερικές συσκέψεις αντιπροσωπεύουν καλά την επωνυμία τους και ότι οι εσωτερικές συναντήσεις είναι ασφαλείς.

Περιλαμβάνει πρότυπα συσκέψεων, τα οποία η Microsoft αποκαλεί οδηγούς, τα οποία μπορεί να δημιουργήσει το IT με τις σωστές ρυθμίσεις για κλήσεις με πελάτες, εσωτερικές συσκέψεις για καταιγισμό ιδεών ή κλήσεις στο γραφείο βοήθειας, καθώς και για πράγματα όπως η διατήρηση και εάν η διεύθυνση URL είναι ιδιωτική ή μπορεί να κοινοποιηθεί .

Για εξωτερικές συσκέψεις, μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας στα λόμπι συσκέψεων και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα φόντο και πρότυπα λειτουργίας Together Mode ή μπορείτε να στείλετε μηνύματα κειμένου ή υπενθυμίσεις email στους πελάτες για να τους υπενθυμίσετε πότε έχουν κλείσει μια συνάντηση ή ένα ραντεβού μαζί σας.

Υπάρχει επίσης μια προβολή εικονικών ραντεβού που βοηθά στη διαχείριση κρατήσεων και ένα προηγμένο σύνολο εργαλείων για τη διαχείριση διαδικτυακών σεμιναρίων, με ροές εγγραφών, λίστες αναμονής, ένα πράσινο δωμάτιο για παρουσιαστές και την επιλογή διαχείρισης όσων βλέπουν οι συμμετέχοντες, ώστε να μην αποσπώνται από κάποιον που δεν είναι Ο παρουσιαστής δεν ανοίγει την κάμερά του ή προσπαθεί να μοιραστεί την οθόνη του.

ΔΕΙΤΕ: Φύλλο εξαπάτησης του Microsoft Teams: Πλήρης οδηγός για το 2022 (TechRepublic)

Υπάρχουν επίσης περισσότερες επιλογές ασφαλείας για τις συναντήσεις που ονόμασε η διευθύντρια μάρκετινγκ προϊόντων της Teams, Caroline Stanford, „cone of silence“ το πρόσφατο συνέδριο Microsoft Ignite; Αυτές είναι η ψηφιακή έκδοση των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, των συνεδριάσεων οικονομικού προγραμματισμού ή των αναθεωρήσεων απροειδοποίητων προϊόντων στο γραφείο „με τα στόρια κλειστά και την πόρτα κλειδωμένη“.

Αυτά είναι κρυπτογραφημένα από άκρο σε άκρο, με έναν κωδικό επαλήθευσης που εμφανίζεται στην οθόνη τον οποίο μπορούν να ελέγξουν όλοι και με υδατογραφήματα που υπενθυμίζουν σε όλους ότι το περιεχόμενο της σύσκεψης είναι εμπιστευτικό. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες ευαισθησίας του Microsoft Purview Information Protection για να εφαρμόσετε τις σωστές ρυθμίσεις για συγκεκριμένα είδη συσκέψεων.

Αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι θα βρουν ιδιαίτερα χρήσιμο είναι η έξυπνη ανακεφαλαίωση της συνάντησης (Εικόνα Α). Εάν δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε μια σύσκεψη ή πρέπει να φύγετε στα μισά της διαδρομής, αυτή η δυνατότητα του Microsoft Teams θα βρει αυτόματα την ενότητα της σύσκεψης στην οποία αναφέρεστε, ώστε να μπορείτε απλώς να ελέγξετε αυτό το μέρος της ηχογράφησης.

«Αν κάποιος πει «Καρολάιν, συμφώνησες να στείλεις την ατζέντα», θα ήθελα να μου πει ότι συμφώνησα να στείλω την ατζέντα γιατί μπορεί να μην συνειδητοποιήσω ότι συμφώνησα να το κάνω αυτό», εξήγησε ο Στάνφορντ.

Εικόνα Α

Το Microsoft Teams Premium εξάγει τις σημαντικές πληροφορίες από συσκέψεις, όπως ποιος έχει υποσχεθεί να κάνει τι.
Το Microsoft Teams Premium εξάγει τις σημαντικές πληροφορίες από συσκέψεις, όπως ποιος έχει υποσχεθεί να κάνει τι. Εικόνα: Microsoft

Προκαλώντας σύγχυση, αυτό δεν είναι το ίδιο με το υπάρχον Microsoft Teams Rooms Premium, το οποίο είναι ένα σύνολο εργαλείων διαχείρισης για τη διαχείριση αιθουσών συσκέψεων για υβριδικές προσωπικές συναντήσεις. Ορισμένοι πελάτες της Microsoft έχουν ήδη δοκιμάσει τις δυνατότητες που αποτελούν πλέον μέρος του Microsoft Teams Premium χωρίς να γνωρίζουν ότι οι δυνατότητες θα κοστίζουν επιπλέον. η δημόσια προεπισκόπηση θα ξεκινήσει τον Δεκέμβριο, με τη γενική διαθεσιμότητα να αναμένεται τον Φεβρουάριο του 2023.

Πολλά από τα εργαλεία στο Microsoft Teams Premium είναι πιο ισχυρές εκδόσεις των βασικών εργαλείων που υπάρχουν ήδη στο Teams και είναι λογικό να υπάρχει μια επιπλέον χρέωση για αυτά. Άλλοι βασίζονται σε υπηρεσίες πέρα ​​από τις Ομάδες της Microsoft που χρησιμοποιούν άλλους πόρους Azure, όπως η Γνωσιακή Αναζήτηση και η επεξεργασία βίντεο ροής που χωρίζει το βίντεο της σύσκεψης σε κεφάλαια, για τα οποία πρέπει να πληρωθούν όλα.

Το Teams Premium χρεώνεται ως πιθανή άδεια χρήσης 10 $ ανά χρήστη ανά μήνα, επειδή, ενώ είναι χρήσιμο για τον διοργανωτή να έχει το σωστό πρότυπο σύσκεψης, η Microsoft πιστεύει ότι η πραγματική αξία είναι ότι οι μεμονωμένοι υπάλληλοι γνωρίζουν τι έχουν δεσμευτεί ή τους έχει ανατεθεί να κάνουν. Αυτό μπορεί να μην έχει τόσο νόημα για λειτουργίες σε ολόκληρη την εταιρεία, όπως τα προηγμένα στοιχεία ελέγχου διαδικτυακού σεμιναρίου.

Τα εξατομικευμένα Mesh 3D avatars έρχονται σύντομα

Η Microsoft είναι επίσης κοντά στο να διαθέσει εξατομικευμένα avatar Mesh (Εικόνα B), όπου μπορείτε να προσαρμόσετε ένα 3D avatar ώστε να μοιάζει με εσάς και να ταιριάζει με τη γλώσσα του σώματός σας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθήσετε μια συνάντηση «αυτοπροσώπως», κάτι που είναι πιο ελκυστικό για τους συναδέλφους. χωρίς να χρειάζεται να έχετε ενεργοποιημένη την κάμερα.

Εικόνα Β

Επιλέξτε ένα avatar Mesh και ένα φόντο με τον ίδιο τρόπο που θα ενεργοποιούσατε την κάμερά σας ή θα θολώνατε το φόντο σας.
Επιλέξτε ένα avatar Mesh και ένα φόντο με τον ίδιο τρόπο που θα ενεργοποιούσατε την κάμερά σας ή θα θολώνατε το φόντο σας. Εικόνα: Microsoft

Αυτό είναι βολικό για μέρες που είστε τόσο απασχολημένοι που τρώτε μεσημεριανό σε μια συνάντηση ή εάν αισθάνεστε πίεση να φαίνεστε πάντα τέλειοι στην κάμερα (οι ντροπαλοί άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται λιγότερο άνετα στην κάμερα) ή αν απλά δεν έχετε ενέργεια για να φαίνονται (ακόμα και οι εξωστρεφείς κουράζονται από την κάμερα).

Εάν βρίσκεστε σε διαφορετική ζώνη ώρας, μπορεί να μην υπάρχει αρκετός φως για να εμφανιστείτε καλά στην κάμερα και δεν έχουν όλοι τον προϋπολογισμό για ένα ring light για να αποκτήσετε μια πιο επαγγελματική εμφάνιση. Εάν βρίσκεστε κάπου με ανεπαρκές εύρος ζώνης για να κάνετε βίντεο, η χρήση ενός avatar θα βοηθούσε επίσης. και, αν βρίσκεστε σε μια συσκευή που δεν διαθέτει κάμερα, μπορείτε να αισθάνεστε πλήρως μέρος της συνάντησης.

ΔΕΙΤΕ: Ρύθμιση βίντεο για το σπίτι: Τι χρειάζεστε για να φαίνεστε και να ακούγεστε επαγγελματίας (TechRepublic Premium)

Στην Καλιφόρνια, τα σχολεία δεν μπορούν να ζητήσουν από τα παιδιά κάτω των 18 ετών να ενεργοποιήσουν την κάμερά τους, αλλά οι δάσκαλοι θέλουν να μπορούν να δουν αν είναι παρόντες και ασχολούνται απομακρυσμένοι μαθητές. Ομοίως, εάν κάνετε μια παρουσίαση ή διεξάγετε εκπαίδευση, το να βλέπετε άβαταρ να κουνούν το κεφάλι τους είναι πολύ πιο ωραίο από το να βλέπετε μια θάλασσα από αρχικά που αντιπροσωπεύουν άτομα με απενεργοποιημένη την κάμερα που δεν έχουν ανεβάσει φωτογραφία στο προφίλ τους.

Αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό εάν η σύσκεψη χρησιμοποιεί τη λειτουργία Together και δεν θέλετε να αφήσετε άδεια θέση. Είναι μέρος αυτού που αποκαλούν οι ερευνητές στο εργαστήριο Mixed Reality and AI της Microsoft αληθινή «παρουσία» — η αίσθηση ότι βρίσκεσαι με ένα άτομο που είναι ίσως εκατοντάδες μίλια μακριά.

Τα άβαταρ πλέγματος κινούνται όχι κοιτάζοντας βίντεο από την κάμερά σας αλλά από χρησιμοποιώντας τον ήχο σας: Το χείλος του avatar συγχρονίζεται με αυτό που λέτε, με το πρόσωπο και το σώμα κινούμενα ώστε να ταιριάζουν με αυτό που ακούγεται η φωνή σας.

Η διαφορά μεταξύ των avatars Mesh και των προσαρμοσμένων 3D avatar που μπορείτε να δημιουργήσετε σε άλλες πλατφόρμες, όπως το SnapChat Bitmoji και το iOS Memoji, δεν είναι μόνο ότι μπορείτε να τα προσαρμόσετε ώστε να σας μοιάζουν περισσότερο ή ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να αντικατοπτρίζουν τη φυσική σας συμπεριφορά σε πραγματικό χρόνο (π.χ. από το iOS 15, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Memoji σε μια κλήση FaceTime), είναι ότι η ίδια τεχνολογία θα είναι σε πολλές υπηρεσίες και συσκευές πέρα ​​από τις ομάδες.

Το Mesh for Teams είναι μέρος της τεχνολογίας μικτής πραγματικότητας της Microsoft. Είναι διαθέσιμο σε HoloLens και σε συσκευές εικονικής πραγματικότητας όπως οι πιο πρόσφατες Ακουστικά Meta Quest και σε άλλες πλατφόρμες εικονικής πραγματικότητας όπως το AltspaceVR, ώστε να μην χρειάζεται να ξοδεύετε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα άλλο αντιπροσωπευτικό avatar για κάθε νέο χώρο που χρησιμοποιείτε.

Το Mesh avatars για το Microsoft Teams εξακολουθεί να είναι μια ιδιωτική προεπισκόπηση Οι οργανισμοί μπορούν να εγγραφούν, αλλά ο Stanford το περιέγραψε ως «πολύ κοντά στη διαθεσιμότητα για όλους» πιθανόν μέσα στους επόμενους δύο μήνες. Το να μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε την εργασία που κάνετε σε τρισδιάστατα στοιχεία αλλού θα πρέπει να το κάνει πιο ελκυστικό για οργανισμούς που δεν θέλουν να δεσμευτούν σε μια στρατηγική μετατροπής ενώ η τεχνολογία εξακολουθεί να εξελίσσεται.

ΔΕΙΤΕ: Γρήγορο γλωσσάρι: Metaverse (TechRepublic Premium)

Τα mesh avatars δεν προσπαθούν να είναι φωτορεαλιστικά, αλλά η Microsoft έχει κάνει έρευνα για τη δημιουργία 36 μοιρών 3D φωτορεαλισμού είδωλα χρησιμοποιώντας μια κάμερα smartphone και μηχανική μάθηση, καθώς και πώς να αποδώστε τα σε πραγματικό χρόνο σε υψηλούς ρυθμούς καρέ σε mainstream υπολογιστές. Εάν τα avatar αποδειχθούν δημοφιλή, οι φωτορεαλιστικές επιλογές θα μπορούσαν να είναι το επόμενο βήμα.

Αυτή τη στιγμή είναι περισσότερο μια επιλογή για τεχνολογίες όπως τα ακουστικά HoloLens μεικτής πραγματικότητας της Microsoft, η οποία προσφέρει „holoportation“ — τοποθέτηση ενός φωτορεαλιστικού ολογράμματος σε φυσικό μέγεθος ενός ατόμου που παρακολουθεί μια συνάντηση εξ αποστάσεως στον ίδιο φυσικό χώρο με τους αυτοπροσώπως συμμετέχοντες και δείχνοντάς τους τα πάντα στο δωμάτιο εικονικά. Οι ερευνητές της Microsoft έχουν μιλήσει για το συνδυασμό της εμβέλειας των avatars Mesh που είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε συσκευή με τον ρεαλισμό της holoportation ως «το Άγιο Δισκοπότηρο».

Πότε θα διαθέσει η Microsoft αυτές τις δυνατότητες;

Αν αναμένετε με ανυπομονησία τα avatars Mesh ή οποιεσδήποτε άλλες επερχόμενες λειτουργίες, ένα μόνιμο πρόβλημα με τις νέες δυνατότητες στο Teams και άλλα Microsoft 365 προϊόντα είναι να γνωρίζετε πότε θα φτάσουν πραγματικά στον ενοικιαστή σας. Οι λειτουργίες διατίθενται σταδιακά και μπορούν να τεθούν σε παύση ή ακόμα και να επαναφερθούν εάν παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα, επομένως ακόμα κι αν ολόκληρος ο μισθωτής σας έχει ρυθμιστεί για την „πρώτη κυκλοφορία“, η οποία θα σας προσφέρει όλες τις νέες λειτουργίες καθώς φτάνουν στην προεπισκόπηση, ενδέχεται να βρείτε κάποιες των χρηστών σας έχουν μια νέα δυνατότητα και άλλοι όχι.

Την άνοιξη του 2023, η Microsoft θα δώσει στους διαχειριστές του Teams μια σελίδα προορισμού που θα έχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το ποιες δυνατότητες κυκλοφορούν, ποιες δυνατότητες έχουν τεθεί σε παύση και πότε μια νέα δυνατότητα έχει αναπτυχθεί πλήρως σε όλους τους ενοικιαστές.

Εάν η εταιρεία σας δεν έχει πολιτική για βίντεο και διαδικτυακές διασκέψεις, αυτή η λήψη TechRepublic Premium μπορεί να σώσει την ημέρα. Επιπλέον, έως τις 7 Δεκεμβρίου, μπορείτε να λάβετε έκπτωση 30% σε ετήσια συνδρομή στο TechRepublic Premium χρησιμοποιώντας τον κωδικό bf22-30. Δράστε τώρα και αρχίστε να αποκτάτε πρόσβαση σε εκατοντάδες έτοιμες πολιτικές πληροφορικής και διαχείρισης, κιτ προσλήψεων, λίστες ελέγχου και πολλά άλλα!